DHCD 持有的公共记录示例
以下是 DHCD 维护的
公共记录类型的非排他性列表
- 拨款申请、批准和拒绝
- 项目审计
- 内部政策和程序
- DHCD 董事会和委员会的记录
- 员工之间的沟通
请求记录
您可以通过美国邮政、电子邮件、亲自或通过电话联系 DHCD FOIA 官员或任何 DHCD 员工来索取记录。FOIA 不要求您的请求以书面形式提出，也不需要明确说明您正在根据 FOIA 请求记录。从实用的角度来看，以书面形式提出申请可能对你和接受申请的人都有帮助。这样您就可以创建申请记录。它还能让我们清楚地了解您要求提供哪些记录，从而避免因口头要求而产生误解。但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的FOIA请求。
您的请求必须以“合理的特异性”识别您所寻求的记录。它不涉及或限制您所请求的记录的数量或数量；相反，它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别和找到您正在寻找的记录。
您的请求必须要求提供现有的记录或文件。FOIA 赋予您检查或复制记录的权利；它不适用于您询问有关 DHCD 工作的一般性问题的情况，也不要求 DHCD 创建不存在的记录。
您可以选择接收 DHCD 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。例如，如果您请求保存在数据库或电子表格中的记录，您可以选择通过电子邮件或计算机磁盘以电子方式接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您所寻求的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。
要向 DHCD 索取记录，请致电 (804) 371-7000。你也可以通过邮寄方式将请求发送到 Virginia Richmond 的 600 东大街 300 套房 23219，或发送电子邮件至 andrew.malloy@dhcd.virginia.gov
此外，信息自由咨询委员会可以解答您有关 FOIA 的任何问题。可以通过电子邮件 foiacouncil@dls.virginia.gov 联系该委员会，或致电 ( 804 ) 225 - 3056或（免费）( 866 ) 448 - 4100 ，或访问其网站http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm
DHCD 职责
DHCD 必须在收到您的请求后五个工作日内作出回应。“第一天”是指收到您的请求后的第二天。这五天的时间不包括周末或节假日。
您向 DHCD 请求公开记录的原因无关紧要，我们不能在回复您的请求之前询问您为什么想要这些记录。然而，FOIA 允许 DHCD 要求您提供您的姓名和法定地址。
FOIA 要求 DHCD 在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：
我们向您提供您所请求的完整记录。
您要求的全部记录都受到特定法定豁免的限制，因此，我们扣留了您要求的所有记录。如果我們扣留您所有记录，我们必须以书面形式回復您。该书面材料必须标明被扣留记录的数量和主题，并说明《弗吉尼亚州法典》中规范我们扣留记录的具体章节。 我们提供您所请求的部分记录，但会扣留其他记录。
如果记录中只有部分属于豁免范围，我们则不能扣留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除需保留的部分，并将且其余部分提供给您。我们另外必须向您提供一份书面回应，说明《弗吉尼亚州法典》中规范不公开内容的具体条款。
如果 DHCD 实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。这将使我们有额外七个工作日来回复您的请求，使我们总共有12工作日来回复您的请求。
如果您请求获取大量记录，而我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而，FOIA要求我们在向法院请求更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。
DHCD 可收取合理费用，但不得超过其访问、复制、提供或搜索所请求记录所产生的实际成本，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所请求的记录。DHCD 不得征收任何额外、中间或多余的费用或开支来弥补与创建或维护记录或处理其一般业务相关的一般成本。DHCD 收取的任何复制费用不得超过复制的实际成本。
在进行记录搜索之前，DHCD 将以书面形式通知您，它可能会收取合理的费用，但不得超过访问、复制、提供或搜索所请求记录所产生的实际成本，并询问您是否愿意在提供所请求的记录之前请求成本估算，如《弗吉尼亚州法典》第2 . 2 - 3704的 F 小节所述。
